Fahrtenbuch

So brutal wie es sich liest - so häufig sind auch die Probleme: Verwerfung weil 1 km falsch ausgerechnet wurde und damit Zuschätzung! Durch die Zuschätzung dann 1-%-Regelung...diese passt beim nächsten Mal wieder nicht und so weiter.... 

Da gibt es in der heutigen Zeit eine sehr gute Lösung, die ich selbst nutze: ein elektronisches Fahrtenbuch

Aber: Keine Lösung ohne Probleme, wenngleich diese Probleme durch "webfleet" glücklicherweise praktisch erledigt sind.


Werden Fahrten durch ein elektronisches Fahrtenbuch, das alle Fahrten automatisch mit Datum, Kilometerstand und Fahrtziel protokolliert, muss der Nutzer noch den dienstlichen Reisezweck bzw. den besuchten Geschäftspartner manuell ergänzen. Diese Funktion wird bei "webfleet" protokolliert. Somit kann jederzeit nachvollzogen werden, welche Änderungen durchgeführt wurden - und somit ist das elektronische Fahrtenbuch revisionssicher (=prüfungssicher)!

 

Elektronische Fahrtenbücher sind regelmäßig NICHT durch Finanzbehörden zertifiziert, wenngleich ich mir das als Steuerberater sehr wünschen würde. Das liegt aber daran, dass es aktuell kein (vorgeschriebenes) Zertifizierungsverfahren gibt. Die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Fahrtenbücher bleibt deshalb regelmäßig Gegenstand der Außenprüfung.

Als Anforderungen gelten dieselben Regeln wie für handschriftlich geführte Fahrtenbücher. Für die Führung eines Fahrtenbuchs unter Einsatz eines Softwareprogramms bedeutet dies, dass dieses zeitnah und in geschlossener Form zu führen ist: 

Zeitnah ist ein elektronisches Fahrtenbuch, wenn die Eingabe in das elektronisch geführte Fahrtenbuch unmittelbar und ohne Verwendung von Zwischennotizen erfolgt. Dieses geschieht bei "webfleet" durch GPS-Aufzeichnungen, die über Mobilfunk an die webfleet-Cloud gesendet werden. Somit sind die Fahrten auch sofort eingetragen und geführt, sodass keine Versuchung besteht, die Fahrten erst am Wochenende oder gar im Urlaub nachzuvollziehen.

Geschlossene Form bedeutet bei einem elektronisch geführten Fahrtenbuch, dass von der Software die Eintragung in Buchform nachgebildet wird. Die Eintragung auf Einzelblättern ist ausgeschlossen. Auch hier besteht kein Problem, da die Fahrten bei webfleet nicht gelöscht werden können. Änderungen können nur protokolliert und damit nachvollziehbar erfolgen. Somit ist dieses als revisionssicher (man könnte auch sagen: prüfungssicher!) zu beurteilen. Zudem lässt sich das Fahrtenbuch nur insgesamt ausdrucken, dann allerdings in einem zeitlich definierten Rahmen.

Wichtig
Änderungen/Ergänzungen innerhalb von 7 Tagen vornehmen! Das heißt: Die Nachpflege kann am Wochenende erfolgen. Da das System von Webfleet auch über eine App erfolgt, kann quasi überall, wo Wartezeit entsteht, das Fahrtenbuch gepflegt werden: In der Waschhalle, beim Arzt, beim Friseur - oder dort, wo "Geschäfte" gemacht werden! ;-)

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